浙江大学申办国际会议的报批程序及相关规定

一、国际会议的申报审批（包括线上国际会议）

（一）归口管理

  根据教育部有关文件精神，在华举办国际会议（包括线上国际会议）实行国务院和省部级两级审批制度，学校和单位不得自行审批国际会议。

浙江大学申办和举办国际会议、邀请重要外宾来华参加国际会议（包括线上国际会议）必须经学校审核和教育部审批，归口学校国际合作与交流处（以下简称国合处）统一管理。

（二）国际会议预报制度（具体根据教育部当年通知执行）

    1. 国合处每年10月根据教育部要求通知学校各院系、单位在教育部国际会议报批平台填报审核下一年度拟申办和举办的国际会议（含一般性和重大会议）预报，经教育部审核列入年度计划后方可申报。正式申报获得批准后，方可对外宣布或承诺。

    2. 每年3月可补预报本年度下半年的一般性国际会议，经教育部审核列入年度计划后方可申报。

    3. 需教育部报外交部和国务院备案的重大国际会议必须按时限预报，逾期不得补报。

重大会议：

· 人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上

· 自然科学类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上

· 邀请党和国家领导人

· 邀请外国（前）政要

    4. 未预报的会议申请，教育部不再受理。

    5. 不涉及敏感政治问题，外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不预报计划，但必须按规定提前报批，须至少在开会前4个月在教育部国际会议报批平台在线申报。

    6. 拟向国外申办（包括承办或合办）大型的或序列性的学术会议，必须预先申报（包括计划申报和会议申报），获得教育部批准后，才可向国外申办（承诺）。申办成功后应将会议纳入新一年度预报举办会议的计划中，并按规定时间办理会议申报。

  （三）报批要求（具体按学校实际通知执行）

    1. 经预报并通过教育部初审的一般国际会议，须至少在开会前4个月在教育部国际会议报批平台在线申报。

    2. 经预报并通过教育部初审的重大国际会议或需向举办地外事主管部门征求意见的国际会议，须至少在开会前6个月在教育部国际会议报批平台在线申报。

    3. 未经教育部批准，任何单位和个人不得对外申办或承诺举办国际会议；不得以“与外方已商妥”、“会议通知已发出”等为由要求上级认可和批准。

注：1）请各单位严格按照时间节点申报会议，若申报预留时间不足，可能导致会议无法获批。

2） 举办（含承办、申办）一般线上国际会议的，应至少提前1个半月申报；重大线上国际会议应至少提前4个月申报。

    4. 由浙大向教育部申报的国际会议主要有以下几种情况：

· 浙大在本地主办的国际会议

· 中方或外方机构主办，浙大在本地承办的国际会议

    二、举办国际会议（包括线上国际会议）的相关要求

    1. 经教育部批准同意对外申办或举办的国际会议，在申办或举办过程中不得作出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务，不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，会议负责人须在原定会议时间的前3个月在教育部会议平台提交变更申请，经所在院系、单位初审后，由学校审核并向教育部提交变更申请。

注：如获批会议因故取消举办，会议负责人须及时在会议平台的变更管理栏目提交取消举办的说明。

    2. 原则上不得跨地区、跨系统举办国际会议。我校举办国际会议的地点一般仅限于杭州和浙江大学国际联合学院（海宁国际校区）、浙江大学海洋学院（舟山校区）。

    3. 严格控制会期、会议规模和会议规格。不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓。

    4. 原则上不邀请教育部领导出席国际会议及相关礼仪活动。

    5. 会期和会议地点避免与国家举办的重大国际性活动冲突。

    6. 有境外国际组织参与的国际会议，在了解真实意图后须附上相关说明及背景材料。若与我校合作举办国际会议的境外非政府组织在我国境内未设立代表机构，学校合作单位须按照上级和学校相关规定办理校内审批手续，应当在会议举办日期十五日前依法向浙江省公安厅境外非政府组织管理办公室履行临时活动备案手续。

    7. 要杜绝先对外宣布举办会议和邀请承诺后报批的错误做法。会议举办部门在会议获教育部批准后，方可启动首次对外发通知等各项会议举办程序。

    8. 会议主办单位和学术负责人必须严格把关，防止出现“两个中国”或“一中一台”等敏感问题，须按“以我为主，为我所用”的原则，认真审核中外与会论文，做好会议组织工作，确保会议质量。

    9. 严格遵守有关规定履行我台湾省与会代表的报批、邀请手续和我港澳特区及国外与会人员的审批、邀请手续。

    10. 做好境外专家的身份审查与会议的安保工作，保障会议顺利召开。

    三、会议总结（包括线上会议）

    1. 会议负责人须在会议结束后一个半月内登录教育部国际会议报批平台，按要求在线提交会议总结材料。总结材料包括会议总结表（包括会议概况、会议成果、会议产生的实际影响和未来趋势）、会议学术综述（至少三千字）、会议照片、国内外代表名单、会议论文集元数据等。

    2. 会议负责人在线提交的会议总结须先经所在院系、单位初审，再由学校终核并通过会议平台向教育部提交。

    3. 未按规定时限提交以往会议总结和材料的院系和单位，学校视情将与受理新会议申请挂钩。

注：教育部国际会议报批平台网址：http://econf.hust.edu.cn/

申报国际会议校务服务网网址：http://xwfw.zju.edu.cn/index.php

国合处咨询电话：0571-88981035

浙江大学申报国际会议的办事流程

会议申请人或负责人和所在单位会议专办员须登录教育部国际会议报批平台完成注册后办理以下相关事务:

1.  会议预报

◆申请人登陆教育部国际会议报批平台填写会议信息并提交。

◆所在单位网上初审。

◆国合处网上审核，提交教育部终审。

◆国合处向教育部报送学校盖章的纸质版“预报会议汇总表”。

（注：每年10月预报下一年度国际会议，经审核列入年度计划后方可申报。具体根据教育部当年通知执行。）

2. 会议申报（包括线上国际会议）

◆申请人登陆教育部国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/），填写并提交会议申报信息，等待院系和学校审核。同时登陆浙江大学校务服务网（http://xwfw.zju.edu.cn），进入国合处“在华举办国际（双边）会议审批”事项的相应流程说明页面，后点击右上角“立即办理”按钮，填报会议基本信息，等待院系和学校审核。

◆所在单位会议专办员教育部平台初审。

◆国合处教育部平台初审。

◆国合处校务服务网初审，上传会议相关材料。

◆所在单位会议专办员校务服务网初审，流转所在单位党政负责人审核。

◆学校相关部门校务服务网审核。

◆国合处校务网终审。

◆国合处登录学校协同办公系统，上传会议发文申报材料，提交学校审核。

◆国合处教育部平台完成学校终审，提交教育部审批。

◆国合处通知申请人领取教育部批件并转达相关要求。

注：1）经预报并通过教育部初审的一般线下国际会议，须至少在开会前4个月申报，重大线下国际会议须至少在开会前6个月申报。

2）举办（含承办、申办）一般线上国际会议的，应至少提前1个半月申报；重大线上国际会议应至少提前4个月申报。

具体按学校实际通知执行。

3. 会议变更

◆申请人登陆教育部国际会议报批平台填写并提交申请。

◆所在单位网上初审。

◆学校审核后提交教育部审批。

（注：获批会议不得随意更改会议名称、主题、议题、会议性质、规模、会议地点和时间等。如需更改，须在原定会议时间的前3个月申报。）

4. 会议总结（包括线上国际会议）

◆申请人须在会后一个半月内登录教育部会议平台提交总结材料。

◆所在单位网上初审。

◆学校终审后提交教育部审核。

（注：如有会议论文集纸质版或光盘，可邮寄国合处。）

国合处咨询电话：88981035